Для автопарка заполнение путевых листов – неотъемлемая часть ежедневной рутинной работы. Если поступила заявка, то нужно выполнять, а значит, придется заполнять путевые листы по всем правилам, да еще потом регистрировать в журнале учета. Такая бюрократическая канитель продолжается каждый день и возникает вопрос, кто проверяет правильность заполнения путевых листов и кому они вообще нужны.

Отнеситесь к путевому листу серьезно

На самом деле путевые листы – это не формальность, а самый настоящий документ – первичной бухгалтерской отчетности. На основании информации, заключенной в нем, бухгалтерия производит списание топлива. Поэтому от того насколько точно и полно заполнены все графы этого документа зависит многое. Налоговая регулярно устраивает инспекции, чтобы проверить правильность заполнения путевых листов. Кроме раздела «Движение горючего» их интересует еще раздел «Задание водителю».

Тонкости управления

Раздел « Задание водителю» должен быть заполнен «от и до». Казалось бы, такой незначительный момент, а обращает пристальное внимание. Дело в том, что из раздела «Движение горючего» можно узнать, сколько всего израсходовано топлива за поездку, но только по этим данным деньги, потраченные на его покупку, отнести в расходную часть нельзя. Для этого нужно подтверждение, что бензин потрачен на нужды компании, а не на какие-то личные цели. Вот это и подтверждается записью в графе «Задание водителю». Если нет записи, то и бензин списан быть не может.

Чья это забота

Диспетчер или сотрудник, заполняющий путевые листы должны четко следить, чтобы все строчки в путевом листе были не просто заполнены, а заполнены разборчивым почерком. Потому как, если проверяющий из налоговой не разберет, что там было написано, то и не будет принимать такой документ во внимание. Понятно, что диспетчерская автопарка не самое тихое место в компании и путевые листы обычно выписываются в последний момент и в большой спешке. Тут уж не до красивого почерка. Однако если инспектор, проверяя правильность заполнения путевых листов, заметит ошибки не в одном-двух, а в целой пачке документов – кто будет компании возмещать убытки?

Можно ли избежать ошибок

Человек на то и человек — он может ошибаться. К сожалению, полностью избежать ошибок при заполнении путевых листов невозможно. Это работа хоть и простая, но монотонная и утомительная – ее лучше поручить машине. Компания SKT SOFT разработала не просто программу по заполнению путевых листов, а комплексную систему управления автопарком компании, в которую входит специальный модуль по работе с путевыми листами.

Электронный управляющий

Созданный SKT SOFT электронный портал Id 20 решает все задачи по эффективному управлению автопарком компании. Он позволяет в считанные секунды принимать, обрабатывать и распределять поступающие заявки на подачу машины. В его удобной и понятной среде можно за несколько секунд создать электронный путевый лист. Умная машина проследит, чтобы все графы документа были заполнены, и потом сама зарегистрирует его в специальном журнале. С ID 20 беспокоится о правильности заполнения путевых листов, и волноваться перед приходом налоговых проверяющих не придется.

К тому же ID 20 не является компьютерной программой. Это удаленный онлайн-портал, доступ, на который можно получить через интернет. Зайти на ID 20 можно с любого современного устройства – компьютера, планшета, ноутбука, мобильного телефона. Это дает возможность получать доступ к путевым листам дистанционно – то есть водителям даже не придется заезжать в автопарк за новым путевым листом. Это экономия времени и топлива.

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14, чтобы получить доступ к порталу ID 20 и начать работу в нем прямо сейчас.

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист — это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1, стр. 2.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр — допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
— жалоб на состояние здоровья;
— объективных признаков заболеваний;
— нарушений функционального состояния организма;
— признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
— нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.

Чтобы признать в налоговом учете расходы на ГСМ и обслуживание автотранспорта, а также принять вычеты по ним, компании необходимо оформлять путевые листы. Таковы требования контролирующих органов. Ниже описаны наиболее интересные судебные споры, возникавшие за прошедший год между компаниями и налоговиками из-за содержания путевых листов.

Вводная информация

Формы путевого листа, обязательной для применения, не существует. Компания может составлять путевые листы либо на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, либо разработать бланк самостоятельно. Если организация выбирает второй вариант, необходимо учитывать, что путевой лист должен отвечать требованиям к первичному учетному документу. Такие требования приведены в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — закон № 129-ФЗ). Кроме того, бланк должен содержать сведения, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152). Чиновники Минфина России считают, что учесть расходы можно только на основании тех путевых листов, которые соответствуют требованиям приказа № 152 и заполнены в определенном им порядке (письмо от 25.08.09 № 03-03-06/2/161).

Даже если автомобиль арендован, на него необходимо оформлять путевой лист

Что не понравилось инспекторам

В обоснование расходов на бензин для арендованного автотранспорта компания не предъявила путевые листы. Налоговики посчитали, что данные расходы документально не подтверждены и доначислили налог на прибыль. На это компания возразила следующее. В налоговом законодательстве не сказано, что плательщик вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость ГСМ только при наличии путевых листов. Чтобы списать затраты на бензин достаточно кассовых чеков на его покупку. Кроме того, компания сослалась на то, что она не является собственником автомобилей, на которые не были оформлены путевые листы.

Позиция суда

Инспекция действовала правомерно. Чтобы признать расходы на ГСМ, нужны не только кассовые чеки, но и правильно оформленные путевые листы. Именно они подтверждают фактический расход бензина, а также использование автомобиля в производственных целях (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.09 № Ф04-2285/2009(4825-А27-26)).

Компания может сама решить, с какой периодичностью выписывать путевой лист

Что не понравилось инспекторам

Налоговики не приветствуют, когда путевые листы выдаются на несколько поездок и на период, превышающий один день (на неделю, на месяц и т.д.). В конце последнего дня периода, на который выписывается путевой лист, в него заносятся показания спидометра и подводятся итоги по километражу. По данным такого путевого листа рассчитывается расход топлива, и его стоимость учитывается для целей налогообложения.

Позиция судов

Компании, которые составляют путевые листы на несколько поездок, не лишаются возможности признавать в налоговом учете затраты на ГСМ (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.09 № А38-4082/2008-17-282, Северо-Западного округа от 11.02.09 № А56-10236/2007, от 10.04.09 № А56-21728/2008). Налогоплательщик вправе организовать учет расходования топлива сообразно специфике своей деятельности и оформлять путевые листы в соответствии с выбранным методом.

Комментарий редакции

Отметим, что порядок заполнения путевых листов, установленный приказом № 152, предусматривает, что срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца. На это положение также можно сослаться в случае возникновения спора с инспекцией. При этом независимо от периода, на который выдан путевой лист, компании лучше обзавестись и другими подтверждающими документы. В приведенных выше постановлениях судьи принимали в обоснование затрат на ГСМ маршрутные ведомости, журнал учета их движения, приказы об использовании служебного транспорта, установленные нормативы затрат на приобретение и использование ГСМ, ежемесячные отчеты о пробеге каждой автомашины и о расходах на нее, акты списания топлива, справки бухгалтера.

Состав реквизитов путевого листа должен подтверждать осуществленные расходы

Что не понравилось инспекторам

Налоговики не принимают расходы на автотранспорт, так как в путевых листах недостаточно данных. Это, как указывают ревизоры, не позволяет им проверить обоснованность расходов. Зачастую компании, ссылаясь на то, что не обязаны применять типовую форму путевого листа, включают в него минимальный набор показателей. А именно — ограничиваются списком реквизитов, приведенных в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Такой формальный подход нередко вызывает претензии со стороны инспекции.

Позиция судов

Путевой лист — это первичный документ, по которому списываются траты на содержание автомобиля. Такой документ должен показывать, что машина используется в служебных целях, а также подтверждать расход топлива и использование запчастей. В противном случае признать расходы налогоплательщик не может.

Так, ФАС Восточно-Сибирского округа отметил, что нельзя обосновать понесенные затраты, если в путевом листе нет информации о наименовании и адресе организации, в которую следует автомобиль, о маршруте его следования и времени в пути (постановление от 21.10.09 № А33-13602/08). В то же время ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что в путевом листе не обязательно указывать адрес пункта назначения автомобиля. Ни закон № 129-ФЗ, ни правила заполнения типовой формы путевого листа этого не требуют (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.12.08 № Ф08-7602/2008).

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.08 № Ф04-7500/2008(16942-А27-37) судьи отказали компании в признании расходов, так как в ее путевых листах не было показаний спидометра в момент выезда машины из гаража и ее возвращения. А стоимость бензина можно отнести на расходы только по километражу. Однако в практике есть примеры противоположных решений. Например, ФАС Московского округа считает, что отсутствие указанных показаний в путевом листе не мешает налогоплательщику учесть расходы на ГСМ (постановление от 07.04.09 № КА-А41/2439-09).

Комментарий редакции

Приведенные примеры судебных решений показывают: не следует стремиться к тому, чтобы максимально сократить количество показателей отражаемых в путевом листе и формально подходить к его заполнению (или разработке бланка собственного образца). Желательно, чтобы содержание путевого листа было наиболее полным и позволяло однозначно определить сумму расходов, а также установить, что транспорт использовался в производственных целях.

Чтобы обосновать свои претензии, налоговики могут использовать информацию, предоставленную ГИБДД

Что не понравилось инспекторам

Сведения в путевых листах противоречат данным, запрошенным у ГИБДД. Налоговики считают, что информация, содержащаяся в таких путевых листах недостоверна. А раз так, то они не могут подтверждать расходы и право на вычет НДС.
Например, в практике ФАС Северо-Кавказского округа был спор, в котором инспекция ссылалась на данные системы «Поток». В ней фиксируются регистрационные номера автомобилей, прошедших в радиусе действия установленных камер (радаров). Маршруты, отраженные в путевых листах, не соответствовали информации, полученной из этой системы (постановление от 26.06.09 № А32-5535/2008-26/113).

А ФАС Северо-Западного округа рассматривал дело, в котором налоговики приводили в качестве довода данные о нарушениях правил дорожного движения, совершенных с участием автомобилей компании. На основании таких данных проверяющие установили, что принадлежащие фирмы машины использовали лица, которые не являлись ее работниками (постановление от 10.04.09 № А56-21728/2008).

Позиция судов

Из приведенных арбитражных решений можно сделать вывод, что судьи принимают к рассмотрению ссылки на информацию, предоставленную ГИБДД. Хотя в этих двух конкретных случаях она и не повлияла на исход дела. В споре, возникшем из-за несоответствия сведений о маршрутах следования автомобилей данным системы «Поток», компания сама отказалась от расходов и вычетов по проблемным путевым листам. Что касается данных о нарушении правил дорожного движения, то судьи установили, что эти данные сами являлись недостоверными. Они содержали опечатки и ошибки.

Комментарий редакции

В практике примеры, подобные описанным, единичны. Нельзя говорить, что налоговики повсеместно практикуют запросы в ГИБДД. Тем не менее, советуем следить за тем, чтобы фактические маршруты автомобилей совпадали с данными путевых листов. Иначе вы рискуете «нарваться» на доначисления. При расхождениях данных путевых листов с данными ГИБДД компания даже в суде не сможет отстоять расходы на ГСМ, на зарплату водителю за время поездки, а также заявить вычеты по НДС. Вряд ли судьи примут доводы о том, что расхождения в информации возникли из-за недобросовестных действий водителя, который не следовал по предписанному маршруту. А доказать недостоверность сведений, полученных в ГИБДД, будет еще сложнее.